vorige | overzicht publicaties | volgende


PUBLICATIE JUNI 2004

Ondernemen!: "Kleine zelfstandige móet specialiseren"


Personeelsleden zijn geen robots die je even kunt kopen en naar believen aan- en uitzetten. Het zijn mensen waaraan aandacht geschonken moet worden. Ondernemers die zelf niet bekend zijn met personeelszaken, kunnen deze uitbesteden.

Manpower bemiddelt op het gebied van werk, in de breedste zin van het woord. Naast het traditionele uitzenden in wat genoemd wordt piek- en zieksituaties worden medewerkers ook op projectbasis ingezet. Een bedrijf geeft aan hoelang het iemand nodig heeft voor een bepaald project en Manpower zoekt een geschikte kandidaat. En betaalt deze tijdelijke medewerker ook. Voordeel voor het bedrijf is dat het alleen te maken krijgt met de rekening van Manpower en geen omkijken heeft naar salaris, vakantiegeld of ziekterisico. Alle administratieve rompslomp blijft bij Manpower.

Office manager, Esther Pieters: "Wij doen ook werving en selectie en veel bedrijven keizen ervoor om dat ook uit te besteden. Er is veel tijd mee gemoeid, een bedrijf moet mensen vrij maken om een advertentie op te stellen en om sollicitatiegesprekken te voeren. Dat kunnen wij uit handen nemen en dan een of enkele geschikte kandidaten voorstellen. Bovendien is het ons vak. Wij zijn personeelsadviseur op afstand. Zeker als we de organisatie kennen kunnen we goed inschatten of de kandidaat daarin past."

Manpower kan dus veel voorwerk doen en snelheid in het proces brengen. Een bedrijf dat zelf gaat adverteren is al gauw twee, drie maanden verder voordat het iemand voor de functie op de plek heeft. Manpower heeft een personeelsbestand en kan soms al binnen een dag iemand leveren. "Het scheelt ondernemers tijd en kosten," zegt Pieters. "Zij hebben zelf vaak wel wat anders te doen, reden om personeelsexpertise van buiten te halen."

Als een bedrijf een medewerker via Manpower voor vast wil aanstellen, zijn er twee opties: Het bedrijf betaalt Manpower een fee en gaat met de medewerker direct een dienstverband aan, of de medewerker komt via Manpower een paar maanden op proef, waarna het bedrijf al of niet een arbeidsovereenkomst aanbiedt. In beide gevallen geldt, wanneer de arbeidsovereenkomst ingaat, een wettelijke proeftijd van twee maanden waarbinnen zowel werkgever als werknemer vrij zijn de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Julia Offergelt van Personeelsadvies Offergelt adviseert mkb-bedrijven hoe zij beleidsmatig met personeel om moeten gaan. Door de Wet Verbetering Poortwachter ontkomt geen ondernemer er meer aan zich bezig te houden met zijn werknemers en hun werk, ter voorkoming van langdurige uitval door ziekte. Anders gezegd, de werkgever is medeverantwoordelijk voor een gezonde werknemer. Bij ziekte zijn werkgever en werknemer beiden verplicht zich in te zetten voor snel herstel en werkhervatting. Dat maakt de taak van de kleine ondernemer complex. Te complex en te groot soms, vindt Julia Offergelt. Uit ervaring weet zij dat de meeste ondernemers er een broertje dood aan hebben zich te verdiepen in de gehele personele wet- en regelgeving. "Door die wet worden ze wel gedwongen erover na te denken. Op zich is dat goed, maar kleine bedrijven hebben daarvoor geen personeelsmensen in dienst." Offergelt heeft zich met haar bedrijf gericht op het mkb dat zelf niet de mogelijkheden en de kennis heeft om goed personeelsbeleid op te zetten en in stand te houden conform wet- en regelgeving.

Door alle wettelijke regelingen worden ondernemers door de overheid min of meer verplicht goede afspraken te maken met het personeel en dit vast te leggen in een arbeidsovereenkomst, bedrijfsreglement en personeelsdossiers. Offergelt laat bedrijven zien hoe ze dat moeten doen. "Kleine ondernemers halen arbeidsovereenkomsten soms van internet, "vertelt Offergelt. "Je kunt erover twisten of dat wel of niet goed is, maar daarna lopen ze op een gegeven moment tegen vragen aan waarop ze geen antwoord hebben, zoals op hoeveel vrije dagen heeft iemand die gaat trouwen recht? Of een werknemer is al twee jaar ziek. Hoe moet ik ze als werkgever naar de wao begeleiden?" Deze zaken moeten allemaal gedocumenteerd zijn en helder voor de werknemer. Offergelt neemt ondernemers dit probleem uit handen. Ze stelt arbeidsovereenkomsten op waarin individuele afspraken vastgelegd zijn naast de wettelijke afspraken die voor iedereen in de organisatie of de branche gelden. Simpele feiten zoals werktijden, pauzes, waar en hoe ziekmelden of een overwerkregeling zijn vaak grote vraagtekens voor werknemers. En ook voor de werkgevers, die dan niet weten wat wettelijke moet en mag.

In de poortwachterswet zijn werkgevers verplicht voor dit soort dingen een casemanager aan te wijzen. Offergelt: "Voor mkb-bedrijven ben ik vaak de casemanager. Ik zorg dat alles wat uit de poortwachterswet voortvloeit, ook gedaan wordt. Ik zorg ervoor dat werkgever en werknemer van elkaar weten waar ze aan toe zijn en binnen het kader van de wet blijven. Zo moet er ook een functiewaardering zijn en moeten er functioneringsgesprekken worden gehouden. Ik reik de handvatten aan waardoor zo'n gesprek ook een functioneringsgesprek wordt en het niet een over koetjes en kalfjes gaat."

Eric Proper van EPRO Finance & Payroll Support verzorgt financiële administraties voor kleine en middelgrote bedrijven en salarisadministraties voor kleine tot en met grote bedrijven. De kleinere administraties doet hij op zijn eigen kantoor, de grotere worden bij de klant in huis uitgevoerd. Proper: "Grote ondernemingen hebben zelf mensen voor de financiele- en salarisadministratie in dienst. Maar bij veranderingen in het systeem bijvoorbeeld, of wanneer er achterstanden zijn ontstaan en een en ander weer op de rails moet worden gezet, word ik ingehuurd."

Bij salarisadministratie horen ook ziekmeldingen en het hele traject van aan- en afmelden bij de bedrijfsvereniging (UWV) en het pensioenfonds. Zelfs maakt Proper voor langdurig zieken reïntegratieplannen en zoekt hij met het bedrijf naar alternatieven om iemand binnen het bedrijf op een andere werkplek, of elders te plaatsen. "Dat komt niet zoveel voor, maar het is wel onderdeel van mijn werk."

Het voordeel van uitbesteden is dat ondernemers kunnen terugvallen op de specifieke kennis van kantoren als EPRO om de administratie correct te voeren. Voor kleine bedrijven, waar de eigenaar alles zelf moet doen, is het lastig om die kennis te verwerven en helemaal om haar op peil te houden. Vooral de huidige veranderingen zijn haast niet te volgen. "Wet- en regelgeving rondom ziekengeld en WAO veranderen bijna wekelijks. Het is voor een kleine ondernemer niet te doen om daarvan op de hoogte te blijven."

Proper houdt zijn kennis van de veranderingen bij door de vakliteratuur op de voet te volgen en internet af te speuren naar wat er op zijn vakgebied aan informatie wordt aangeboden.

"Het voordeel voor ondernemers om het allemaal zelf te doen is beperkt," zegt Proper. "Als je over de nodige specifieke kennis beschikt en je hebt tijd om die bij te houden, kun je salaris- en personeelmutaties iets sneller doorvoeren dan wanneer je het werk hebt uitbesteed. Dat scheelt iets in de kosten. Aan de andere kant zijn veel ondernemers toch goedkoper uit met het uitbesteden van de salarisadministratie, omdat ze de kosten al lang hebben terugverdiend als ze zich puur richten op hun business."

Anky Mulders